Un fichier édité par le logiciel Word peut contenir des virus. Pour éviter de communiquer vos virus à d'autres personnes par le biais de pièces jointes, il suffit d'enregistrer vos fichiers dans un format autre que ".doc". En utilisant le format RTF, HTM ou TXT non seulement vous n'infecterez plus vos destinataires, mais le temps de téléchargement sera plus court et le stockage moins lourd.
Pour vous convaincre, faites cette petite expérience.
Créez un nouveau dossier. Placez-y un fichier ".doc" (de moyenne taille). Ouvrez ce fichier et enregistrez-le sous le format HTM dans le nouveau dossier.
Fermez le fichier. Vous avez maintenant, dans votre dossier, deux fichiers de taille différente. (Pour constater cette différence, choisissez, dans le menu Affichage de votre dossier, "Détails")
Ouvrez à nouveau le fichier initial (celui au format ".doc") et enregistrez-le cette fois-ci au format RTF. Fermer le fichier.
Une dernière fois, ouvrez le fichier initial et enregistrez-le au format TXT. Fermez le fichier. Vous avez maintenant, dans ce dossier, 4 fichiers de taille différente.
Le gain en taille est évident ...
Et, il ne manque pas un mot. Tout y est, sauf la présentation ...Avec le format TXT, la présentation n'existe pas !
Avec le format RTF, la présentation d'un texte est tout à fait acceptable (et, en règle générale, identique au format doc).
Toutefois, la conversion d'un fichier DOC au format RTF peut générer un fichier plus lourd, si le fichier présente un texte intégrant des éléments non textuels : images, tableaux, numérotation automatique des pages, ...
Si vous souhaitez garder ces éléments non textuels, sans risque de virus et avec une taille moindre, il vous faudra utiliser un logiciel tel que OpenOffice. Il est gratuit, en français, fonctionne sous Windows, stable et sait récupérer quasiment tous vos fichiers doc, xls, ...)
Avec le format HTM, la présentation est également tout à fait acceptable. De plus, ce format permet de lier les fichiers entre eux et d'ajouter un arrière plan coloré ou imagé. (Et, si Word convertissait "convenablement", la taille du fichier HTM se situerait entre celui au format RTF et celui au format TXT).
A l'affichage, le format HTM est le meilleur (et c'est celui utilisé sur Internet). Il n'en va pas de même à l'impression. Si le document est susceptible d'être imprimé, mieux vaut alors utiliser le format RTF.
A l'impression, la différence entre les formats RTF et DOC est souvent imperceptible ! Imprimez le fichier sous l'un et l'autre format, puis comparez.
Et les virus ?
Le problème vient du fait que les fichiers au format ".doc" sont enregistrés partiellement en binaire (comme les programmes). Les autres formats (RTF, HTM et TXT) sont totalement " lisibles " avec le bloc note.
Pour mieux comprendre, lancez l'application c:\windows\notepad.exe
Ouvrez les 4 fichiers (en ne double-cliquant pas, donc en utilisant le menu Fichier / Ouvrir) et observez leur "vrai" contenu ...
Convaincu ?
Pas encore ! Alors, n'oubliez pas ceci : Le format ".doc" rend vos fichiers illisibles pour vos destinataires s'ils ne possèdent pas le logiciel Word ... Et, si par bonheur (?) ils possèdent aussi une version de Word, mieux vaut pour eux qu'elle soit égale ou supérieure à la vôtre ...
Au format RTF, votre texte avec sa présentation sera lisible par tout le monde, même ceux qui ne possèdent pas votre logiciel ou qui travaillent sous Linux ...
Le logiciel Word a néanmoins des qualités. Il permet d'enregistrer sous le format RTF, une fois pour toutes (par défaut).
Dans le menu Outils / Options... / Onglet " Enregistrement ", choisissez le format souhaité dans " Enregistrer les fichiers Word comme : "
Et une fois enregistré au format RTF, comment l'ouvrir ?
Double-cliquez et Word s'ouvrira !
Ne vous ai-je pas dis que ce logiciel était parfait ...
Quant aux mails proprement dit (donc, vos courriels), évitez le format " texte enrichi (HTML) ". Dans la plupart des cas, le texte brut devrait suffire.
Si vous utilisez Outlook, ouvrez-le, dans le menu Outils / Options / Onglet " Envoyer ", et choisissez " Texte brut " dans " Format d'envoi du courrier " comme format par défaut.
Vos mails seront plus légers. Donc, leurs envois et leurs réceptions seront plus rapides et le stockage moins lourd.
C'est aussi une question de civisme. Inutile de saturer les serveurs ...
De toute façon, si vous souhaitez changer de format pour envoyer exceptionnellement un mail plus beau, vous pouvez le faire sans devoir modifier l'option choisie par défaut.
Dans votre nouveau message (ou en réponse à un message), dans le menu Format, cliquez sur " Texte enrichi (HTML)".
Voilà, vous allez pouvoir envoyer un bon gros fichier ...
Et, n'oubliez pas d'activer le correcteur orthografique, on ne sait jamais ...
Pour savoir si l'annonce de nouveaux virus est un canular ou non
: http://www.hoaxbuster.com
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